Coprire un evento sui social
Fuori dal PED #85 | 3 consigli mentre mi preparo al Salone del libro 2024
Ciao, benvenut* in Fuori dal PED, la newsletter che cerca di fare ordine tra i trend social e i drammi dei social media manager.
La primavera è iniziata e mentre ci abituiamo al cambio dell’ora iniziano gli annunci di festival, eventi, rassegne, incontri, a cui assistiamo, partecipiamo o che organizziamo.
Come raccontare questi eventi sui social, cogliendo le opportunità, gestendo al meglio gli imprevisti e senza dare di matto?
Ti racconto il mio metodo, che il Salone del libro e altre cose belle da vivere offline e raccontare online si avvicinano.
Buon weekend di post programmati e alla prossima,
V.
Coprire un evento sui social è un’attività tanto utile quanto foriera di tensione.
Non so neanche perché si usi il termine “copertura”.
La sensazione di una rassicurante e morbida coperta è la più lontana tra quelle che mi suscita lavorare alla copertura di un evento.
Non perché non mi piaccia, anzi, seguire gli eventi significa scambio, novità e fibrillazione, ma perché è sempre un’altalena di emozioni, tra agitazione ed entusiasmo.
Perché e come raccontare gli eventi sui social
In principio, una quindicina di anni fa, il posto migliore per portare avanti un racconto real time di un evento era Twitter.
Iniziava tutto dalla scelta dell’hashtag: una parola, un acronimo, in grado di rappresentare al meglio un festival, un incontro, ecc.
Quando gli hashtag avevano senso, l’hashtag di un evento era utile per creare una “cartella”, virtuale e aperta, contenente tutti i contenuti condivisi sul tema.
I brand in questo modo uscivano dalla propria bolla e aumentavano la visibilità tra nuovi utenti in target, i partecipanti potevano commentare ciò a cui assistevano e quelli che non riuscivano a partecipare potevano seguire ciò che accadeva anche da lontano.
Uno dei primi lavori che mi sono stati commissionati consisteva nell’ascoltare i panel di un festival di marketing in streaming e commentarli su Twitter, ovviamente inserendo l’hashtag lanciato dall’azienda organizzatrice.
In questo modo avevamo creato buzz e interesse intorno ai panel.
Non dico che oggi gli hashtag non servano a niente, ma era un altro mondo.
Cosa è cambiato?
Per prima cosa è meno importante il mentre, di più il dopo.
Il raccontare un evento sui social in real time, ha perso per strada il senso del tempismo come lo intendevamo fino a 5 anni fa.
Durante un evento non è tanto utile raccontare ciò che succede all’istante: meglio raccogliere materiale, organizzarlo, e condividerlo successivamente.
Per “successivamente” intendo da un’ora dopo fino ai giorni successivi, a seconda del formato dei contenuti.
Rappresenta bene questo cambiamento il passaggio dai tweet alle Instagram Stories, come strumento utile a raccontare un momento attraverso contenuti sì spontanei, ma pubblicati in differita.
Le Stories nascono per essere un formato immediato, ma con l’aumento della qualità dei contenuti sui social anche queste richiedono più attenzione e cura.
+ attenzione + cura = + tempo
> tempo investito nella creazione delle Stories > differita temporale
Ecco, quando si lavora a un evento il tempo per fare tutto sembra non esserci mai, perché gli eventi sono anche quello che succede in itinere, tra opportunità e imprevisti.
Per combattere l’imprevedibilità intrinseca (che, ripeto, ha lati sia negativi che positivi) e riportare tutto al meglio sui social esiste però una soluzione:
giocare il più possibile d’anticipo.
Preparandomi a coprire il mio terzo Salone del libro per un cliente sto rispolverando il metodo che ogni volta mi aiuta ad arrivare senza l’acqua alla gola.
Un metodo salvavita per coprire un evento sui social
Preparare più contenuti possibile, caldi e freddi
Il prima possibile apro un Excel dedicato all’evento in cui incolonno Data, Tema, Copy, Multimedia, Menzioni.
All’interno delle caselle scrivo i contenuti che posso prevedere, i cosiddetti contenuti freddi.
I contenuti freddi sono tutti quelli che posso prevedere nel dettaglio in anticipo. Per questi post posso già segnarmi i copy e i materiali di accompagnamento. E di conseguenza programmarne la pubblicazione.
Nello stesso file prendo nota anche dei contenuti caldi, ovvero quelli che dipendono da variabili esterne.
Nel caso dei contenuti caldi non posso scrivere i testi in anticipo o preparare i materiali multimediali. Posso però ipotizzarli, immaginarli, abbozzarli e quindi inserirli in calendario.
Rientrano in questa categoria, quella dei contenuti caldi, anche eventuali video da registrare in loco. Posso preparare lo script e ipotizzare la location, consapevole che in itinere possano avvenire modifiche.
Un esempio di contenuti freddi vs caldi:
se gestisco i social di un autore che presenta un libro al Salone posso prevedere i contenuti di annuncio, ma non quelli relativi a ciò che dirà. Posso prevedere come trattarli: faccio delle Stories? chi devo menzionare? registro un video? mi serve un videomaker? faccio una live? se sì, dove posiziono telefono + treppiedi?
Ah, questo Excel durante l’evento lo tengo sul telefono, sul pc e in tasca in forma cartacea. Perché non si sa mai.
Segnarsi tutti i canali da menzionare in un nota
Evento = molte persone da taggare
Il tag sui social è diventato un segno di rispetto. Un modo per ringraziare e valorizzare chi ti ha invitato a partecipare o le persone/enti con i quali hai collaborato.
Quando gestivo i social di un Ministero ho vissuto questo dramma più e più volte, perché il tag rappresentava un vero e proprio gesto diplomatico.
Sembra un dettaglio ma quando devi taggare 10 canali su ogni contenuto, su oltre 3 piattaforme, e questi tag simboleggiano le relazioni con un Paese estero, inizi a sudare freddo.
Può capitare che gli handle (@ + nome) dei canali da menzionare non siano sempre didascalici o professionali, oppure che contengano parole già presenti all’interno di altri handle.
Ed è in quel momento che in testa hai una sola domanda:
e ora quale sarà, tra questi 10, il canale giusto da menzionare?
Per evitare di finire così io mi preparo una tabella sulle Note dell’iPhone in cui elenco tutti i canali da menzionare nei contenuti e i rispettivi handle social.
In questo modo ho tutto a portata di mano, procedo veloce e non incappo in errori diplomatici.
Preparo bene lo zaino
I videomaker e i fotografi professionisti all’ascolto possono saltare questo punto, ma se siamo SMM in gita di lavoro abbiamo l’esigenza di avere con noi strumenti che non ci lasciano a piedi, funzionali e leggeri.
Se ci incroceremo al Salone mi vedrai con lo zaino pieno di:
Treppiede: uso questo. Da allungare per registrare video fissi e da accorciare per renderlo uno stabilizzatore. In passato usavo il DJI Osmo 3, ma non l’ho trovato molto comodo da portare in giro
Luce: preferisco cercare la luce naturale migliore per girare video e scattare foto, ma una lucina da attaccare facilmente al telefono è sempre utile. Porterò questa
Pc, carica batterie, powerbank e simili
In ultimo, indossare scarpe comode. L’anno scorso ho inaugurato una paio di sneakers al Salone, le ho dovute tenere una giornata intera e non consiglio l’esperienza.
Lo so, le basi, le basi. Eppure.
Hai altri consigli su come promuovere un evento sui social?
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Mi chiamo Valentina Tonutti e sono una social media strategist. Dal 2014 lavoro con i social soprattutto per media, politica e editoria. Online e offline amo condividere e creare sinergie: Fuori dal PED nasce per questo.
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