Raccontare un evento sui social (senza impazzire)
Tutto quello che ho imparato sul campo, dalla pianificazione al post evento
Ciao! Sei su Fuori dal PED, la newsletter che cerca di fare ordine tra i trend social e i drammi dei social media manager. Puntata #124.
Come va? Come dicevamo anche lo scorso sabato, sta per iniziare la stagione degli eventi: meglio mettersi l’elmetto e prepararsi al meglio.
Con il giusto piano d’azione, un evento può diventare uno dei momenti più creativi e soddisfacenti del lavoro. Ti racconto come mi organizzo io di solito. Spero sia utile! Se vuoi aggiungere qualche step, via libera nei commenti.
Buon weekend di post programmati e alla prossima,
V.
1. Pre-evento: prepara il terreno 📋
Definisci gli obiettivi: pensiamo prima di tutto a cosa serve questo evento. Si lancia un corso, un podcast, un libro, una newsletter? Si fa networking?
Crea un piano editoriale ad hoc: apriamo un bello e adorato file Excel con colonne per Data, Tema, Canale, Copy, Multimedia, Formati e, importante se ci sono tanti ospiti, le Menzioni. Meglio pianificare in anticipo, perché in diretta non avrai tempo di pensare.
Non sottovalutare i tag: quando gestivo i social del Ministero degli Esteri, ogni menzione era un gesto diplomatico. E vale anche in altri settori. Gli handle non sono sempre intuitivi, meglio controllarli prima, fidati.
Prepara più contenuti possibile, caldi e freddi:
Contenuti freddi: sono quelli che puoi prevedere e preparare in anticipo (es. annunci, programma, post di approfondimento). Non sono molto fan della programmazione tramite tool interni o esterni, ma avere già pronti i copy e i materiali è un grande vantaggio che ci permette di pensare ad altro. Tipo ai contenuti caldi.Contenuti caldi: dipendono da quello che accade in tempo reale. Non puoi scrivere i testi in anticipo, ma puoi ipotizzarli. Es: se segui un evento con ospiti, puoi prevedere di raccogliere una citazione per ognuno e trasformarle in post quote
Chi fa cosa: puoi essere un freelance chiamato per dare supporto alla copertura di un’azienda, o un team interno. In ogni caso bisogna definire i ruoli: c’è un fotografo? Chi pubblica? Il lavoro viene suddiviso per settori (es. una sola persona pubblica i contenuti) o per momenti da seguire (es. più persone pubblicano)? Chi fa le storie? Chi registra i video? Decidere prima chi fa cosa evita crisi isteriche sul campo
Prepara grafiche e template: avere cornici pronte per le storie, overlay per i video e formati già impostati ti farà guadagnare ore preziose
Segnati tutti i canali da menzionare in una nota: evento = molte persone da taggare. Il tag è un segno di rispetto, ma anche un campo minato perché non tutti gli handle (@ + nome) sono scontati. Fai una tabella sulle Note del telefono con tutti i nomi utente delle persone e organizzazioni da menzionare. Eviti errori diplomatici e risparmi tempo.
2. Durante l'evento: vivi, scatta, posta 🔥
Arriva prima e prendi confidenza con gli spazi: dove sono le prese di corrente? C’è un Wi-Fi? Qual è l’angolazione migliore per fare le stories?
Sintetizza gli interventi: prendi più appunti possibile sugli interventi più interessanti, sia per pubblicare contenuti in real time, sia per tenerli buoni per il post evento (fai video, ma brevi e dinamici: le persone non guarderanno mai 5 minuti di discorso)
Crea FOMO (Fear Of Missing Out): il pubblico principale a cui devi riferirti è quello da casa, che deve pensare “che figata, è proprio una situazione per me” e desiderare di essere lì la prossima volta. Inserisci nel flusso del racconto un po’ di dietro le quinte
Fai interviste: funzionano per tutti, anche nel B2B e nei settori più seriosi.
3. Prepara bene lo zaino 🎒
Se sei un SMM in trasferta, devi avere strumenti funzionali e leggeri. Controlla di avere nello zaino treppiede, luce portatile, power bank.
4. Post-evento: non sparire 👻
Recap nei post: dopo l'evento prendi del tempo per fare un riassunto di quello che è successo. Non fissarti troppo con i dettagli, pensa più a trasmettere l’atmosfera: con gli algoritmi attuali, non più cronologici, il contenuto potrebbe essere visto anche giorni dopo
Pubblica i contenuti freddi rimasti: se hai fatto interviste e preso appunti, avrai sicuramente materiale che non sei riuscito a pubblicare durante l’evento. Ora hai settimane davanti a te per farlo (e il piano editoriale del mese successivo è praticamente pronto!)
Analizza i dati: abbiamo iniziato con Excel, chiudiamo con un altro strumento essenziale. Conclusa anche la coda lunga dei contenuti post evento, è il momento di fare un report su cosa ha funzionato e cosa. Studia i risultati per migliorare la prossima volta e rendicontare le attività a chi di dovere.
Bonus tracks
Gli hashtag ormai servono solo all’estetica
L’app Note dell’iPhone è la tua migliore amica
Il tag è anche un segno di rispetto e un modo per ringraziare ospiti e organizzatori
Il giorno dell’evento non è il giorno giusto per indossare scarpe nuove
☄️ Le 5 novità social da conoscere
Meta: dal 18 marzo negli USA arrivano le Community Notes su Facebook, Instagram e Threads. La funzione segue la decisione di archiviare il programma di fact-checking gestito da terze parti e passare a un sistema di correzione “dal basso”. (=alcuni utenti potranno scrivere e valutare “note” per aggiungere contesto ai post sulle tre piattaforme). Per ora, le note non saranno visibili al pubblico
Secondo Trump l’accordo su TikTok sta arrivando
Edits, l’app simil CapCut di Instagram, dovrebbe arrivare il 30 aprile
Instagram continua a testare Blend, funzione di messaggistica che permette di creare un feed tra amici in cui vengono suggeriti nuovi Reels in base alle preferenze di entrambi
Meta sta cercando di bloccare l’uscita del libro di un ex dipendente che accusa di cattiva condotta e molestie l’azienda
👓 Articoli, podcast e video per approfondire
Elezioni in Groenlandia: Facebook va ancora fortissimo
«È facile parlare a un gruppo specifico di persone, perché se fai un post efficace in pratica raggiunge l’intera popolazione». Matteo Castellucci sul Post racconta la campagna elettorale in Groenlandia anche dal punto di vista dei socialCome scrivere testi brevi e strutturati
nel suo noto blog Il mestiere di scrivere racconta il metodo Smart brevity, analizzando l’uso di Axios. Lettura molto utile anche per sviluppare contenuti social
L’esperta di scritturaQuanto impatta TikTok sul mercato del lavoro negli USA?
Lo misura un report di Oxford Ecnomics: «TikTok has become an indispensable platform for businesses all across the country, with 7.5 million businesses on the platform employing more than 28 million workers.»
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Una raccolta di letture utili a noi che ci occupiamo di social media. Dai saggi ai romanzi. Clicca qui e sfoglia l'archivio.
✍️ Chi scrive Fuori dal PED
Mi chiamo Valentina Tonutti e sono una social media manager e strategist. Dal 2013 lavoro specialmente per media, politica e editoria. Online e offline amo condividere e creare sinergie: Fuori dal PED nasce per questo.
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Adoro parlare di social media, di come cambiano e di come noi cambiamo con loro: se vuoi invitarmi al tuo evento scrivi a vatonutti@gmail.com
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